Las Instrucciones de Licitacion

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La Columna Vertebral del Proyecto


Las instrucciones de licitación (IL) es el documento en donde deben figurar todos temas que hacen parte del proyecto, incluidas las especificaciones técnicas de estricto cumplimiento. De no existir este escrito, surgirían problemas en la ejecución de la obra que podrían derivar en un caos.

Se trata de un texto recurrente a donde siempre habrá que acudir a fin de aclarar aspectos relacionados con el proyecto. Entre estos, no solo está la información técnica, sino, también, los temas financieros, económicos, jurídicos y comerciales, indispensables para que los licitantes puedan elaborar la propuesta.

Es claro, que unas (IL) deficientes darán lugar a múltiples impasses que llevarán a proyectos defectuosos. Por el contrario, (IL) de calidad van a generar buenos resultados y bajos o nulos conflictos. Por esta razón, la elaboración de las (IL) debe asignarse a personal capacitado y de sólida experiencia. Son muchas las cosas buenas que se derivan de unas (IL) bien preparadas. No hay que olvidar esta acotación.

Por lo demás, las (IL), junto con la propuesta del licitante, y el contrato que llegue a firmarse entre el cliente y el contratista ganador de la licitación, forman en su conjunto los documentos contractuales, bajo los cuales serán ventilados todos los aspectos que surjan durante la dinámica propia de la ejecución del proyecto.

Es conveniente destacar que muchos de los clientes que sacan regularmente sus proyectos para ejecución, acostumbran incluir en las (IL), el borrador del contrato propuesto para adelantar la obra. Esta es una buena práctica que permite a los licitantes presentar cualquier clase de reparo a este documento y hacer más sencilla la negociación del futuro contrato.

Algo que vale la pena sugerir a los clientes, es la ventaja de solicitar a los licitantes la inclusión  pormenorizada de la manera en que piensan adelantar los trabajos en caso de resultar favorecidos en la licitación. Este es un tema revelador de la idoneidad de los licitantes, y permite conocer el trato que esperan asignar a los recursos representados en mano de obra, materiales y equipos de construcción. De la misma forma, se podrá saber cómo llevarán a cabo los controles de tiempo, costo y calidad. Y algo de carácter crucial, el manejo que darán al tema de la seguridad, tanto industrial, representada en la manipulación de equipos y materiales, como personal dirigida a técnicos, operadores y supervisores.

De otro lado, debe destacarse la tendencia generalizada de adjudicar los contratos al licitante que haya presentado el precio más bajo. Esta política seguirá dando de qué hablar pues son muchos los proyectos que han fracasado por insolvencia económica del contratista. Es lógico pensar que el precio seguirá siendo el parámetro más importante. Sin embargo, los clientes deben diseñar los procedimientos que aseguren una selección correcta. Esto es, según sean las características del proyecto, dar un peso destacado a otros puntos representativos y álgidos. Por ejemplo, el personal, el equipo de construcción, la experiencia del licitante, y la capacidad económica y financiera de estos. Además, castigar con puntajes negativos,  a aquellos licitantes que en los últimos años hayan sido multados por cualquier tipo de incumplimiento, o que hayan enfrentado arbitramentos repetidos.

En síntesis, elaborar unas buenas (IL) no es tarea fácil. Por lo tanto, es necesario asignar este trabajo al personal más experimentado de la entidad. La importancia de este documento en el contexto general del proyecto, amerita dar una especial preferencia a su preparación. Si esto se logra, se habrá dado un paso seguro y firme, y las posibilidades de alcanzar el éxito se harán palpables.

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Sobre el Autor

H.F. FACCINI. Investigador y analista petrolero. Ganador del premio nacional de inginieria. Director y professor universitario. Director de proyectos. Autor de mas de diez libros sobre gerencia de proyectos.

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