La Evaluacion de Ofertas

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De la Correcta Selección del Contratista Dependerá el Éxito del Proyecto


La evaluación de ofertas es una actividad cada día más exigente, en el sentido de que los clientes o propietarios, necesitan estar seguros de que el contratista favorecido, cumplirá cabalmente con las obligaciones contraídas. Hay varias clases de contrataciones que requieren de esta delicada tarea:

  • Ingeniería y diseños.
  • Compra de materiales y equipos.
  • Construcción de obras.

-AJUSTE DE LAS OFERTAS

Consiste en crear un patrón de medida con base en las instrucciones de licitación, las reuniones cliente-licitantes, y la correspondencia que se haya cruzado entre todos los actores durante la fase de licitación. Con base en este patrón se revisará cada oferta. De esta manera podrá saberse si se cumple o no, con los lineamientos exigidos. Esta metodología servirá además, para comparar todas las ofertas bajo una misma base. Y se hará más sencillo detectar las desviaciones.

-ANÁLISIS DE LA METODOLOGÍA DE TRABAJO PROPUESTA

Es conveniente que las instrucciones de licitación exijan que el licitante incluya la metodología de trabajo. Este requisito puede ser un factor decisorio, ya que es la muestra fehaciente del conocimiento y de la experiencia del proponente. Aquí es recomendable hacer la evaluación de estos puntos:

  • Metodología de ejecución.
  • Alternativas sugeridas.
  • Simplificación de los trabajo ( hacer más fáciles las actividades a realizar ).

Valdría la pena preguntar si el proponente:

  • ¿Visualiza en el plan de ejecución una organización que muestre una ventaja competitiva para el trabajo?.
  • ¿Está aprovechando las mejoras en la tecnología que le permitan ofrecer mejores técnicas de construcción?.
  • ¿Ha ofrecido métodos de optimización de los trabajos para reducir el tiempo de ejecución de las actividades en el sitio?.

-EVALUACIÓN

Primero debe descartarse a los proponentes que no cumplen las exigencias de las instrucciones de licitación, con base en los siguientes aspectos:

  • No cumplimiento de uno o varios requisitos comerciales exigidos.
  • Carencia de un documento técnico esencial.
  • Incumplimiento de algún requisito jurídico ( por ejemplo, entrega extemporánea de la oferta, falta de la póliza de garantía de seriedad y cumplimiento ).

A las propuestas que no fueron descartadas en la revisión preliminar, se les aplicará la siguiente evaluación rápida:

  • Cumplimiento de especificaciones.

-CRITERIOS MÍNIMOS DE EVALUACIÓN

Es necesario que el proponente ganador salga de la respuesta a temas que contemplen los aspectos técnicos, comerciales, financieros y jurídicos establecidos en los pliegos. Algunos de estos requisitos son:

  • Metodología presentada.
  • Alternativas propuestas.
  • Materiales ( gestión de compras ).
  • Control de calidad para los trabajos.
  • Control de tiempo y de costos.
  • Experiencia de la firma licitante.
  • Experiencia del personal.
  • Cumplimiento de pasados contratos.
  • Multas y penalidades.
  • Relación del equipo de construcción.
  • Estados financieros.
  • Cumplimientos jurídicos.

-CAUSALES PARA DECLARAR DECIERTA UNA LICITACIÓN

  • Oferta única
  • No cumplimiento del alcance solicitado ( cuando ninguna oferta cumple con las exigencias de las instrucciones de licitación).
  • Violación de la reserva de la licitación.
  • Excepciones importantes.
  • Omisiones sobre aspectos fundamentales.
  • Insuficiencia de recursos ofrecidos.

-PREGUNTAS DE ACLARACIÓN A LAS OFERTAS

  • Se reducirán a lo estrictamente necesario y serán formuladas al término de la revisión preliminar.
  • Dadas las implicaciones que las aclaraciones generan, es prudente que el texto de estos documentos lleve la revisión jurídica apropiada.
  • No debe olvidarse que la comunicación que se dirija a cualquiera de los licitantes, debe ser conocida por el resto de los participantes en la licitación.
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Sobre el Autor

H.F. FACCINI. Investigador y analista petrolero. Ganador del premio nacional de inginieria. Director y professor universitario. Director de proyectos. Autor de mas de diez libros sobre gerencia de proyectos.

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