La Gestion de Compras

0

Una Actividad Decisiva y Apasionante

La gestión de compras es una de las actividades más importantes de un proyecto. Tanto es así que los proyectos en su gran mayoría, son afectados con regularidad por atrasos en la entrega de los equipos y materiales y, en repetidas ocasiones, por productos fuera de especificaciones. La razón de las demoras en las compras tiene varias connotaciones. Una de ellas es el optimismo desbordado que adorna a los vendedores. Estos fabricantes parecen no percibir que ellos también dependen de sub-vendedores, los cuales, a su vez, pueden incumplir los compromisos con el vendedor principal.

Igualmente, no  pueden desestimarse, los grandes imprevistos a los que está sujeta la fabricación de un equipo o material. Cuando los productos pueden comprarse en  bodega los plazos de entrega se minimizan. Por lo tanto, los técnicos, durante la etapa de diseño, deben elaborar las hojas de especificaciones, con base en el criterio de pronta entrega. Ahora, como esto no es siempre posible, es preciso destacar aquellos pedidos cuyas entregas vayan más allá de los 6 meses.

Por otra parte, cuando los suministros contemplan el transporte marítimo, las cosas se pueden complicar. Esta clase de transporte no está exento de sufrir retrasos por huelgas sindicales, cambios de última hora en los recorridos e inclusive, reparaciones no contempladas.

Todo lo descrito puede dar una idea de las fluctuaciones  que enfrenta la gestión de compras y las particularidades  a las cuales  están sometidos los pedidos que la convierten en una actividad potencialmente riesgosa.

Sin embargo, si hacemos abstracción de lo arriba citado, es necesario reconocer que esta es una ocupación apasionante, llena de sorpresas y variados sucesos. Combina temas técnicos con aspectos comerciales, económicos, jurídicos y financieros. Por lo tanto, el personal que se vincule a estos trabajos debe ser dueño de una experiencia centrada en estas materias y en el tipo de problemas que su manejo genera. Un día puede tratarse de los “planos de taller” de un equipo-requeridos para su fabricación-que exigen pronta definición del grupo de diseño; otro día el problema puede ser la descripción errada de un material en los documentos de embarque que, de no tomarse acción inmediata, afectaría la entrega y la nacionalización. En fin, las situaciones a las que está enfrentado un grupo de compras son múltiples y de preferencia complejas.

De acuerdo con las premisas anotadas, algo que debe hacerse es:

– Tecnificar al máximo el proceso de las compras.

– Codificar cada uno de los pedidos.

– Elaborar cuadros y matrices que definan responsabilidades y contemplen el recorrido de cada compra, desde el momento en que se elabora la requisición de la mercancía, hasta su arribo al sitio de trabajo.

– Coordinar las labores en puertos o aeropuertos de despacho y destino.

– Obtener el contrato de transporte interno para el re-expido de los equipos al lugar de trabajo.

– Detectar los faltantes que ocurren con frecuencia en los despachos recibidos.

– Contar con un efectivo control de calidad.

– Localizar productos fuera de especificaciones a través de una apropiada inspección.

– Estar atentos a cualquier situación negativa que pueda malograr la ejecución del proyecto.

X  X  X

Ahora, cuando se trata de fabricar un equipo, se precisa, en primer lugar, de las especificaciones; luego, el vendedor diseña y envía al contratista los “planos de taller”. Estos planos, son los elementos que servirán de base para la fabricación. El contratista los revisa y los devuelve al vendedor, ya sea aprobados, o con observaciones. Después de estos trámites, se generan los “planos certificados” que reflejan con exactitud cómo quedó construido el equipo. Es decir, equivalen a los planos “as built” de una construcción.

Los documentos comerciales que se originan durante una exportación son:

  • La Factura Proforma (“Proforma Invoice”)

Se da a conocer con exactitud al comprador el precio que pagará por los productos y la forma de pago. Con este documento, el importador puede solicitar las licencias y los permisos exigidos en el país.

  • La Factura Comercial (“Commercial invoice”)

Fija el importe del producto. Puede servir como contrato de venta si va firmado y sellado.

  • La Lista de Empaque (“Packing List”)

Especifica el contenido de cada bulto en una operación de exportación.

  • El Certificado de Origen (“Origin Certificate”)

Determina la procedencia de los productos para aplicarles los derechos arancelarios respectivos.

  • Conocimiento de Embarque (“Bill of Lading”)

Protege al cargador y al consignatario de la carga, frente al naviero.

  • Conocimiento Aéreo (“Air Way Bill”)

Al igual que el conocimiento de embarque, este es el documento más importante que emite un transportador ya sea de manera directa, o a través de una agencia autorizada. Se trata de un documento no negociable, que cubre el transporte entre los aeropuertos involucrados en la compra.

Algunos de los términos comerciales que se manejan en las compras son los siguientes:

  • EXW (“Ex Works”, “Ex Factory”, “Ex Warehouse”)

El vendedor cumple con la obligación de situar la mercancía en el sitio acordado, bajo la responsabilidad del transportador.

  • FOB (“Free on Board”-Libre a Bordo )

Significa que la mercancía es puesta a bordo del barco, con todos los gastos, derechos y riesgos a cargo del vendedor, hasta que haya pasado la borda, pero con el flete excluido.

  • FAS (“Free Alongside”-Libre a un lado del barco)

Libre a un costado del barco, en el puerto de origen del material. La maniobra de subir la mercancía al barco va por cuenta del comprador.

  • CFR (“Cost & Freight”-Costo y Flete)

El precio incluye la mercancía puesta en el puerto de destino, con el flete pagado, pero sin la cobertura del seguro.

  • CIF (“Cost, Insurance & Freight”-Costo, Seguros y Flete)

El precio incluye la mercancía puesta en el puerto de destino, con el flete pagado y con la cobertura del seguro.

Para terminar, es preciso tener en cuenta que antes de cerrar una negociación con el vendedor, el contratista debe dejar en claro no solo, cuáles serán los documentos requeridos durante la transacción, sino que tipo de entrega se aplicará para el transporte y el recibo de las mercancías. Así mismo, es conveniente fijar la fecha de entrega y las multas por retrasos. Si el proyecto lo permite, podría  incluirse también una bonificación por entrega anticipada. De todas maneras, es recomendable, al momento de negociar la orden de compra con el vendedor, dilucidar todos los puntos que puedan afectar la calidad del producto y atrasar los suministros.

Compartir.

Sobre el Autor

H.F. FACCINI. Investigador y analista petrolero. Ganador del premio nacional de inginieria. Director y professor universitario. Director de proyectos. Autor de mas de diez libros sobre gerencia de proyectos.

Dejar una Respuesta