La Entrega de la Propuesta

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Confirmar que la Propuesta Cumple con las Instrucciones de Licitación.

El Coordinador de una licitación, además de sus funciones administrativas, tendrá la responsabilidad de preparar la entrega de la propuesta. Para cumplir con esta actividad, deberá primero adelantar las tareas que se citan a continuación. No sobra insistir en la importancia de esta tarea que exige una revisión profesional que en repetidos casos puede definir la adjudicación de una licitación.

Lo primero por hacer es revisar los criterios de evaluación, aunque el precio es el factor básico y fundamental, hay otros que pueden llegar a ser decisorios. Estos son aspectos relevantes que pueden tomar partido al momento de ser considerados por el grupo evaluador.

Las licitaciones son especialmente incentivas en documentos. Casi todos los temas que pide el cliente exigen el anexo de contratos, especificaciones, recibos y múltiples comprobantes de sustentación. Sería una lista numerosa, mencionar las compañías que han perdido adjudicaciones por la carencia de un documento que, por cualquier razón, no lograron incluir en la propuesta. Aunque también, se da el caso de documentos que resultaron inválidos por no estar debidamente avalados. Por ejemplo, la carencia de una firma, de una autenticación, un defecto en el contenido, falta de un sello, fecha errónea, descripción equivocada y muchos más.

El tema de la descripción de la propuesta que parecería ser de menor importancia, es la clave para el logro de innumerables adjudicaciones de contratos. Es preciso apuntar a las neuronas del equipo evaluador. Una narración clara y secuencial, que vaya mostrando de manera sustantiva los distintos servicios que la compañía cotizante entregaría al cliente, es de importancia capital. Quien la redacte debe darle un toque atractivo, pero, sin olvidarse de señalar la importancia de la metodología de ejecución ofrecida, del valor de la experiencia y de la capacidad de quienes adelantarán los trabajos y, por lo tanto, los altos beneficios que recibiría el cliente.

Siempre hay que dar al cliente algo más de lo que se exige en las instrucciones de licitación. Estos novedosos regalos, no necesariamente representados en mayores costos para el contratista, si no en métodos originales y atractivos que invadan las retinas de los evaluadores. Este tipo de presentes adicionales pueden inclinar la balanza a favor del licitante que logró impresionar con una descripción llamativa, cuando las propuestas no muestran una marcada diferencia en precios.

La narración debe igualmente ser amena e impactante, pero sin perder su carácter técnico y su condición analítica. Aquí, de nuevo, hacen presencia atributos como la astucia y la intuición. Y, más aún, cualidades como la asertividad, cuya intención es comunicar las ideas y los sentimientos de manera congruente, directa y equilibrada. Una lista de los puntos que deben tocarse al hacer la descripción son: el título de la licitación, el alcance de los trabajos-emplear un formato llamativo-, organización que estaría encargada de la obra, la programación-además del paso crítico, destacar las actividades clave y los milestone. También, se necesita describir, cómo sería la metodología de ejecución; de qué manera se cumplirá con aspectos tan cruciales como: especificaciones técnicas, alcance, tiempo, calidad, seguridad, salubridad y medio ambiente. A renglón seguido debe hablarse de los beneficios ofrecidos, y las excepciones y aclaraciones a las instrucciones de licitación. Por último el precio de la propuesta debidamente desglosado.

Los chequeos previos a la entrega de la propuesta, pueden resumirse así:

  • Ordenar los temas y sus anexos de acuerdo con el índice.
  • Revisar detalladamente el contenido.
  • Examinar nuevamente la redacción, verificar la ortografía y el orden gramatical.
  • Constatar la presencia de gráficas, tablas y cuadros en el sitio exacto.
  • Imprimir los volúmenes necesarios.
  • Firmar todos y cada uno de los documentos.
  • Facilitar la revisión por parte del cliente.
  • Emplear medios de empaste atractivos y prácticos.
  • Asegurar la entrega de la propuesta en la fecha y hora exigida.

En resumen, hay que buscar una ventaja competitiva al momento de reunir los documentos que se envían al cliente el día del cierre de la licitación. El Coordinador, o una persona que tenga dotes de escritor, debe ser el encargado de describir la forma en que se dará cumplimiento a los requerimientos exigidos en la licitación. Sin duda, una propuesta bien descrita, le dará un valor agregado al contratista y, eventualmente, podría llevarlo a coronar su intención de convertirse en el feliz ganador de la licitación en la que puso todo su empeño.

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Sobre el Autor

H.F. FACCINI. Investigador y analista petrolero. Ganador del premio nacional de inginieria. Director y professor universitario. Director de proyectos. Autor de mas de diez libros sobre gerencia de proyectos.

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