Preparación de la Propuesta

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Es Necesario Comenzar Bien Desde un Principio.

Tan pronto se reciben en la gerencia de la compañía las instrucciones de licitación para una obra, se inicia la preparación de la propuesta. Esto, siempre y cuando, los directivos de la entidad estimen en primera instancia, que se puede participar. Sin embargo, será más adelante el grupo encargado de adelantar los trabajos quien al estudiar el alcance en detalle, pueda dar una respuesta más elaborada acerca de la participación. Ahora, si se decide participar, es conveniente dar los pasos acertados desde un principio.

Lo primero es pensar en la organización. ¿Quién será el encargado de la coordinación y cómo estará integrado el grupo?. Partimos de la base de que se trata de una compañía de mediana capacidad que maneja obras de varios millones de dólares al año. Por lo tanto, podríamos decir, a título de ejemplo, que el grupo que llevará a cabo la preparación de la propuesta lo formarían el Coordinador y cuatro estimadores más. Ahora, si se tratara de la construcción de una autopista, el Coordinador debe asignar a cada uno de sus colaboradores la parte del proyecto que se ajuste a la especialidad y a la experiencia de cada uno.

La parte del proyecto, no es otra cosa que los paquetes de trabajo, que se mencionan una y otra vez en la gerencia de proyectos. Es prudente, además, elaborar el organigrama respectivo en donde aparezcan el nombre del estimador, el paquetes de trabajo a su cargo, el número del móvil, el correo electrónico y el contenido puntual de las actividades de que será responsable.

El otro paso a dar es fundamental. Tiene que ver con una actividad vital para la correcta preparación de la propuesta. Esto es, la aplicación de la Estructura para la División del Trabajo, EDT. Esta es una técnica que permite dividir el trabajo asignado a cada estimador en varios subtrabajos, los cuales, a su vez, también se dividen y así sucesivamente, hasta encontrar en el nivel más bajo, unos paquetes de trabajo que puedan manejarse de manera sencilla. Terminada esta labor, es necesario llevar cada uno de los pequeños trabajos localizados en el nivel inferior de la EDT, a un diagrama de Gantt, en donde pueden programase con eficacia. En esta forma, tendremos una herramienta muy valiosa para hacer la licitación.

Pero, recordemos, que algo de importancia capital en una licitación es encontrar el precio de la propuesta. Este es el blanco al que hay que dirigir todos los esfuerzos. Por consiguiente, es una buena práctica, complementar el diagrama de Gantt con un CPM (Critical Paht Method). Esta es una programación fácil de elaborar, y más aún, si se cuenta con un software de gerencia de proyectos. Al hacerlo así, podrán asignarse los recursos, o sea, el tiempo de ejecución, la mano de obra, los materiales y el equipo de construcción a cada una de las actividades que hacen parte del paquete de trabajo. Además, a través del análisis del CPM, pueden detectarse las actividades que por diferentes razones deban ser subcontratadas. Toda la gama de información que se recibe de estas prácticas, aplicada hábilmente, será la que finalmente marcará el grado de competitividad de la propuesta.

Puede darse el caso de que la licitación comprenda actividades especializadas que los estimadores no estén en capacidad de resolver. Esta limitación debe conocerse con prontitud. Es preciso saber si se requiere algún apoyo, primero para elaborar la propuesta y, segundo, para adelantar los trabajos de construcción en el campo. De ser así, como sucede con frecuencia, es aconsejable contactar sin pérdida de tiempo, a quienes vendrán a dar su aporte para lograr finalmente buenos resultados en el manejo licitatorio. Muchas veces este trámite, si se dilucida correctamente, es todo lo que se necesita para salir victorioso en los concursos y licitaciones, que al fin y al cabo, son el alimento vital para el crecimiento sostenido, de una compañía de ingeniería o de arquitectura.

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Sobre el Autor

H.F. FACCINI. Investigador y analista petrolero. Ganador del premio nacional de inginieria. Director y professor universitario. Director de proyectos. Autor de mas de diez libros sobre gerencia de proyectos.

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