La Gerencia de Proyectos

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El Arte de Ejecutar Trabajos a Bajo Costo, dentro del Tiempo Programado y con la Calidad Exigida.

La gerencia de proyectos es una de las actividades más apasionantes que puede enfrentar un profesional. Se trata de una técnica indispensable, cuando se quieren alcanzar buenos resultados en la ejecución de proyectos. Recordemos que un proyecto puede definirse como el desarrollo de un grupo de actividades que tienen inicio y final, no se repiten y se llevan a cabo solo una vez. Todo con el fin de encontrar a su terminación un producto o un servicio.

Dichas características condicionan las funciones de quienes participan en el manejo de los proyectos, ya que un error que se cometa, por ejemplo, al inicio de los trabajos, va a aparecer más adelante magnificado, y con el agravante de que, volver atrás, puede significar altos costos adicionales.

La corta duración de un proyecto, le da otra connotación relevante. Esto es, no permite que alguno de los integrantes del equipo de trabajo baje el rendimiento, o cometa errores en las funciones a su cargo. De surgir esta situación podría afectarse el tiempo programado y, más aún, los costos y la calidad. Por lo tanto, una de las claves para el éxito en este campo es la motivación. El grupo de trabajo debe permanecer motivado todo el tiempo. La meta es lograr al final un proyecto que satisfaga al cliente y mejore la imagen del contratista.

Otra característica de la gerencia de proyectos es la existencia permanente del conflicto. Por lo general los proyectos se manejan a través de un tipo de organización conocida como matricial. En esta organización el esquema administrativo sitúa a los jefes de departamento al mismo nivel del gerente de proyecto. En la práctica el trabajador recibe instrucciones del uno y del otro, y las comunicaciones son horizontales. Este enfoque administrativo permite agilizar las tareas y hacer más efectiva la programación pero, contiene el germen de la discordia que las fricciones humanas inevitablemente generan.

La capacidad de liderazgo del gerente de proyecto se pone a prueba en esta organización. No es el jefe directo de los funcionarios que tienen a su cargo las compras, la elaboración de diseños y los trabajos de construcción. La función de este ejecutivo es buscar que las cosas se hagan a su manera, pero sin contar con mando directo sobre el personal. Es decir, tiene que mover muchos cajones para que el proyecto marche de acuerdo a las exigencias del cliente, plasmadas en las instrucciones de licitación que sirvieron de base a la adjudicación del proyecto y luego a su ejecución.

Puede apreciarse que todo este rose propio de la organización matricial, puede llevar a conflictos de carácter serio dentro del personal. Pero, también, es efectivo, en el sentido de que elimina los molestos conductos regulares en donde para hablar con un superior, hay que adelantar previamente una serie de pasos administrativos, lo cual en la práctica, se traduce en demoras que van convirtiendo el manejo del proyecto en una camisa de fuerza. Es invaluable el valor agregado que causa el contacto directo entre técnicos, personal administrativo y directores. Pero hay que andar con cuidado. Todo ese ambiente de trabajo esta soportado en cimientos no muy fuertes que parecen más arenas movedizas, en donde hay que actuar con sigilo e inteligencia para no perecer.

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Sobre el Autor

H.F. FACCINI. Investigador y analista petrolero. Ganador del premio nacional de inginieria. Director y professor universitario. Director de proyectos. Autor de mas de diez libros sobre gerencia de proyectos.

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