Funciones de los Estimadores de las Propuestas

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De Estos Expertos Dependerá el Crecimiento de las Compañías de Ingeniería.

Hay un tema que debe ser tratado con la mayor diligencia por parte de los propietarios y accionistas de las compañías de Ingeniería y arquitectura. Uno es la selección de los Estimadores que llevarán las riendas en el manejo de las licitaciones, y otro, las funciones de estos profesionales. Veamos el segundo aspecto: las funciones. Como es obvio, lo primero por hacer es revisar las instrucciones de licitación enviadas por el cliente. Luego, hay que concentrarse en el alcance de los trabajos. Es preciso apreciar si los documentos recibidos son prácticos, claros, coherentes, completos, ordenados y si lucen muy extensos. De esta revisión debe salir una solicitud de aclaraciones a ser resueltas dentro del grupo, o por el cliente.

A continuación es necesario revisar las especificaciones. Es conveniente saber si son comunes, es decir, si se está familiarizado con ellas; si son costosas, estrictas, completas y claras. Este ejercicio permitirá iniciar el diseño de lo que será la elaboración de la propuesta y más específicamente el presupuesto. Luego, viene algo fundamental que cada Estimador debe responder cabalmente:

-¿Las instrucciones de licitación se ajustan al tipo de negocios que maneja la compañía?
-¿La carga actual de trabajo lo permite?
-¿Puede hacerse una oferta competitiva?
-¿El costo de preparación de la propuesta es elevado?
-¿Hay personal suficiente para la elaboración de la propuesta?

Otro paso que deben dar los Estimadores se centra en el desarrollo de un plan. Ya con los datos que brotan de las instrucciones de licitación hay que definir de que recursos se va a disponer, cuáles subcontratistas podrán vincularse, a cuáles vendedores de materiales acudir, y a que Dealers contactar. Así mismo, establecer cómo se escogerá la mano de obra y quién será el administrador o gerente del eventual proyecto por ejecutar.

También, es oportuno pensar en un valor agregado, para ofrecer dentro de la propuesta. Ya, conociendo el tipo de contrato que regirá, y la clase y características del proyecto, el grupo de Estimadores puede encontrar un elemento que, reduzca los costos, por ejemplo, a través de una programación novedosa. Y que, además, sea atractivo para el cliente. Puede tratarse de una modalidad creativa para la ejecución de las actividades; del uso de una especificación más apropiada, e inclusive de unos materiales que se acomoden más a las condiciones del proyecto.

Pero también, vale la pena, ser conscientes de las debilidades de la compañía frente a la licitación en estudio. Solo en esta forma podrá elaborarse una propuesta realista que busque la manera de suplir los puntos frágiles, y algo aún más importante, que convierta estos aspectos negativos en ventajas licitatorias.

Una última sugerencia es escoger temprano, en los propios inicios de preparación de la propuesta, a la persona que tendrá la responsabilidad de escribirla y entregarla. Esta tarea, aunque se ve evidente, muchas veces no se hace, y se deja para los días cercanos a la entrega, la escogencia de la persona que tendrá este encargo. Sería impactante conocer el número de licitaciones que se han perdido por dejar para el final de los trabajos una actividad tan importante.

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Sobre el Autor

H.F. FACCINI. Investigador y analista petrolero. Ganador del premio nacional de inginieria. Director y professor universitario. Director de proyectos. Autor de mas de diez libros sobre gerencia de proyectos.

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