Las Comunicaciones

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Este tema dentro de la gerencia de proyectos es de una importancia capital. Una de las críticas que a menudo se dicen de una organización es que no son buenas las comunicaciones. Pero, cuando la gente está metida en el manejo de proyectos, este aspecto es aún más crítico. Esta es la razón por la cual, la ejecución de proyectos ha creado medios que permitan a quienes están vinculados a ellos, contar con canales comunicativos efectivos. La comunicación puede hacerse de varias maneras: escrita, oral y visual. En cuanto a la escrita, lo importante es que sea oportuna, completa y precisa. Si falta alguna de estas tres características, la información que se reciba será deficiente.

La información escrita es el sistema más empleado. Por tal razón, vale la pena hacerlo efectivo y fácil de utilizar. Es necesario, como primera medida, crear un Centro de información de Licitaciones, CIL, con la ayuda de uno de tantos software que circulan por la Internet. Pero, primero que todo, hay que pensar en que es lo que se quiere tener a la mano y la manera más expedita de lograrlo. Dentro de este archivo gigante, es conveniente tener una sección que almacene la información exigida por el proyecto o los proyectos que se encuentren en ejecución.

Todo proyecto en desarrollo, guarda una relación directa con la licitación que le dio vida y en consecuencia tiene información que la gente debe saber que existe y la manera de acceder a ella con rapidez. No creo que este blog deba detallar cuales son los aspectos que deben hacer parte del CIL, cada organización en su sabiduría deberá hacer el listado del contenido de este importante archivo. Pero lo que no puede faltar son los precios actualizados de los recursos que normalmente son: materiales, equipo de construcción, subcontratistas y mano de obra. Y, algo muy necesario, es conveniente conservar las experiencias de licitaciones y de proyectos pasados. Los datos que de ahí se extracten pueden ser muy benéficos para la marcha de un proyecto.

Pero hay otro medio vital de comunicaciones. Este es el oral. La gente vinculada a esta disciplina debe poseer dos cualidades básicas: la empatía y la asertividad. Estas son facultades que cualquier persona puede adquirir, solo se precisa de interés y práctica. Con la empatía la persona busca ponerse en el lugar del otro, en los sentimientos que lo afectan y en las emociones que lo asaltan. Así, es posible, comprender al interlocutor, lograr una mejor relación y, por lo tanto, una mejor comunicación.

El otro aspecto es la asertividad. Si se logra un buen nivel de esta virtud las comunicaciones se harán más productivas y, algo esencial, los conflictos se reducirán dramáticamente. El poder comunicarse con los demás sin agredir y sin ser agredidos se va a traducir en una ejecución más productiva. Esto incrementa la sinergia del grupo del proyecto con todas las cosas buenas que esto representa.

Por último aparece la comunicación visual. La tecnología de hoy en día es rica en imágenes visuales. Tanto que hoy cualquier persona puede tomar videos sobre cualquier episodio. Pero este tipo de información también requiere una correcta clasificación y un ordenado archivo. Hay que recordar que una imagen vale más que mil palabras. Luego si hacemos buen uso de la información visual estaremos alcanzando una mayor eficacia en las decisiones que se tomen. También, es deseable, con miras a incrementar la eficiencia, hacer un programa sobre los tipos de fotos y videos que deben tomarse, y en qué momentos, durante la ejecución de un proyecto.

Los citados métodos de comunicación son decisivos en la aplicación de la gerencia de proyectos. Por lo tanto, el tiempo invertido en su organización y puesta en servicio será ampliamente benéfico.

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Sobre el Autor

H.F. FACCINI. Investigador y analista petrolero. Ganador del premio nacional de inginieria. Director y professor universitario. Director de proyectos. Autor de mas de diez libros sobre gerencia de proyectos.

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