Administración de Proyectos

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Cuánto se ha escrito y se seguirá escribiendo sobre este apasionante arte. Todo lo que signifique adelanto y desarrollo aparece encasillado dentro de un proyecto. Un proyecto puede considerarse como la ejecución de una serie de actividades con el propósito de obtener un producto o un servicio. Pero, en estos momentos, nos interesan solo los proyectos de ingeniería y más claramente la administración de estos. El concepto de administración de proyectos es muy vasto y sujeto a múltiples definiciones. Sin embargo, puede decirse que esta disciplina se centra en cuatro grandes tareas que son: Programar, organizar, dirigir y controlar.

Por lo tanto, la función de un gerente de proyecto debe estar dirigida al cumplimiento de dichas tareas. Veamos rápidamente que encierra la primera de ellas: la programación. Esta es la cabeza pensante de un proyecto. Es la que nos dice que vamos a hacer, cómo lo vamos a hacer, en qué orden y con cuáles recursos. Un buen programador además de entender a fondo las actividades que está organizando, necesita conocer el alcance de cada una, luego los recursos requeridos para realizarla y después los rendimientos y las cantidades de cada recurso. Precisamente, los rendimientos son los secretos y uno de los valores más preciados de una compañía. Si conocemos los rendimientos podremos estimar los tiempos y con estos los costos de las actividades. Ya es de pleno conocimiento que las herramientas de programación están concentradas en dos técnicas: la técnica PERT y el CPM. SI se manejan eficazmente podrá encontrarse una ruta crítica para la ejecución del proyecto que se convertirá en su columna vertebral.

Pero hay algo que se precisa para ser más eficientes en el manejo de la programación de los proyectos, es la definición de los “milestone”. Estos son puntos en el tiempo dentro del desarrollo de un proyecto, que nos está diciendo cual debe ser el adelanto de este en esos momentos. Estos “milestone”deben seleccionarse a lo largo de la ejecución de las actividades y manejarsen cuidadosamente. En un proyecto con un año de duración deberían ser entre 3 o 5, y su evaluación va a decir, el porcentaje de trabajo realizado y los recursos consumidos. Pero serán los programadores quienes dirán que información puede extractarse de cada “milestone”, estratégicamente ubicado a todo lo largo del proyecto. El uso de esta herramienta ofrece grandes beneficios, por ejemplo saber si los costos están en línea con los recursos empleados en ese instante y, sobre todo, permite hacer un estimativo del tiempo faltante para terminar y de los dineros por invertir. Todo esto puede combinarse con la teoría del valor ganado. En esta forma, al contar con datos confiables es posible tomar decisiones efectivas.

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Sobre el Autor

H.F. FACCINI. Investigador y analista petrolero. Ganador del premio nacional de inginieria. Director y professor universitario. Director de proyectos. Autor de mas de diez libros sobre gerencia de proyectos.

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